Chào bạn, trong năm 2025 này, nếu bạn vẫn đang “vật lộn” với việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc của cả nhóm, hay đơn giản là muốn sắp xếp công việc cá nhân một cách khoa học hơn, thì chắc chắn bạn cần đến sự trợ giúp của phần mềm theo dõi công việc rồi đó. Mình hiểu rằng, giữa bộn bề công việc, việc kiểm soát mọi thứ không hề dễ dàng. Vì vậy, hôm nay mình sẽ chia sẻ với bạn top 3 phần mềm theo dõi công việc mà mình đã trải nghiệm và thấy thực sự “đáng gờm” nhất trong năm 2025 này. Đảm bảo sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ tìm được “người bạn đồng hành” giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc lên trông thấy.
1. Asana – “Trợ thủ” đắc lực cho quản lý dự án và công việc nhóm
Nếu bạn đang làm việc trong một đội nhóm hoặc thường xuyên quản lý các dự án với nhiều đầu việc phức tạp, thì Asana chính là phần mềm theo dõi công việc mà bạn không thể bỏ qua. Asana được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ quản lý dự án và làm việc nhóm, cung cấp đầy đủ các tính năng để bạn lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, và cộng tác với đồng đội một cách hiệu quả. Với Asana, bạn có thể tạo các dự án, chia nhỏ dự án thành các đầu việc cụ thể, gán người phụ trách, đặt thời hạn hoàn thành, và theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên trong nhóm. Phần mềm này cũng cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau như dạng danh sách, bảng Kanban, lịch, giúp bạn dễ dàng hình dung và quản lý công việc một cách trực quan.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang là trưởng nhóm marketing và đang triển khai một chiến dịch quảng cáo lớn. Với Asana, bạn có thể tạo một dự án cho chiến dịch này, sau đó chia nhỏ chiến dịch thành các công việc nhỏ hơn như “Nghiên cứu thị trường”, “Lên ý tưởng sáng tạo”, “Thiết kế banner”, “Viết bài quảng cáo”, “Triển khai chiến dịch”, và “Đo lường hiệu quả”. Bạn có thể gán từng công việc cho các thành viên trong nhóm marketing phụ trách, đặt thời hạn hoàn thành cho từng công việc, và theo dõi tiến độ thực hiện của cả chiến dịch trên Asana. Mình có một người bạn làm marketing manager, bạn ấy kể rằng từ khi sử dụng Asana, việc quản lý các chiến dịch marketing của nhóm bạn ấy trở nên trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều. Mọi người trong nhóm đều nắm rõ công việc của mình, tiến độ dự án được cập nhật liên tục, và việc trao đổi thông tin, phối hợp công việc cũng trở nên dễ dàng hơn. Asana thực sự là một “công cụ” không thể thiếu cho các đội nhóm muốn làm việc hiệu quả và quản lý dự án một cách chuyên nghiệp.
2. Trello – “Bảng công việc” trực quan, dễ dàng tùy biến
Nếu bạn yêu thích sự đơn giản, trực quan và muốn một phần mềm theo dõi công việc có giao diện “kéo thả” dễ sử dụng, thì Trello chính là phần mềm dành cho bạn. Trello nổi tiếng với giao diện bảng Kanban, cho phép bạn tạo các bảng công việc, các cột công việc (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”), và các thẻ công việc (tương ứng với từng đầu việc cụ thể). Với Trello, bạn có thể dễ dàng kéo thả các thẻ công việc giữa các cột để cập nhật tiến độ, thêm mô tả chi tiết, đính kèm tài liệu, gán thành viên, và đặt thời hạn cho từng công việc. Trello rất linh hoạt và dễ tùy biến, phù hợp với nhiều phong cách làm việc và loại hình công việc khác nhau. Phần mềm này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các công việc cá nhân, công việc nhóm nhỏ, hoặc các dự án có quy trình làm việc đơn giản.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn là trưởng nhóm phát triển phần mềm và đang quản lý một dự án phát triển ứng dụng di động. Với Trello, bạn có thể tạo một bảng Kanban cho dự án này, chia các công việc thành các cột như “Backlog”, “To Do”, “In Progress”, “Testing”, và “Done”. Sau đó, bạn có thể tạo các thẻ công việc chi tiết cho từng tính năng của ứng dụng, giao cho các thành viên trong nhóm lập trình viên, kiểm thử viên, và theo dõi tiến độ phát triển ứng dụng trên Trello. Mình có một người em làm lập trình viên, em mình kể rằng em ấy và nhóm thường xuyên sử dụng Trello để quản lý các dự án phần mềm nhỏ. Trello giúp nhóm em ấy dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phát hiện các vấn đề phát sinh, và phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Trello thực sự là một “bảng công việc” trực tuyến tiện lợi và hiệu quả cho việc quản lý công việc hàng ngày.
3. ClickUp – “Tất cả trong một”, mạnh mẽ và đa năng
Cuối cùng, nhưng không kém phần ấn tượng, đó là ClickUp. Nếu bạn muốn một phần mềm theo dõi công việc “tất cả trong một” (all-in-one) với đầy đủ các tính năng quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý thời gian, và thậm chí là quản lý tài liệu, thì ClickUp chính là phần mềm mà bạn nên khám phá. ClickUp được xem là một trong những phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ và đa năng nhất hiện nay, cung cấp một loạt các tính năng vượt trội như quản lý công việc theo nhiều chế độ xem (danh sách, bảng, lịch, Gantt chart, mind map), quản lý mục tiêu, quản lý thời gian, quản lý tài liệu, chat nội bộ, và tự động hóa quy trình làm việc. ClickUp rất linh hoạt và có khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và nhu cầu quản lý công việc khác nhau. Phần mềm này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp muốn tập trung mọi hoạt động quản lý công việc, dự án trên một nền tảng duy nhất.
Mình có một người bạn làm quản lý điều hành tại một công ty startup công nghệ, bạn ấy chia sẻ rằng công ty bạn ấy sử dụng ClickUp để quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, từ quản lý sản phẩm, marketing, bán hàng, đến quản lý nhân sự và tài chính. Với ClickUp, các phòng ban trong công ty có thể quản lý công việc của mình một cách độc lập, đồng thời có thể phối hợp và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng trên cùng một nền tảng. ClickUp cũng giúp công ty bạn ấy tự động hóa nhiều quy trình làm việc, giảm thiểu các công việc thủ công, và nâng cao hiệu quả hoạt động chung. ClickUp thực sự là một “hệ điều hành” cho công việc, giúp các doanh nghiệp quản lý mọi thứ một cách tập trung, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Lời Kết
Vậy là mình đã chia sẻ xong top 3 phần mềm theo dõi công việc mà mình đánh giá cao nhất trong năm 2025. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và thế mạnh riêng, phù hợp với các phong cách làm việc và nhu cầu khác nhau. Asana mạnh mẽ cho quản lý dự án và công việc nhóm, Trello trực quan và dễ tùy biến, còn ClickUp “tất cả trong một” và đa năng. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và lựa chọn được phần mềm theo dõi công việc phù hợp nhất với mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!
