Chào bạn, hôm nay mình muốn tâm sự với bạn một chủ đề mà mình nghĩ là cực kỳ quan trọng với bất kỳ ai đang kinh doanh, đó chính là “cách quản lý thu chi trong doanh nghiệp”. Nghe có vẻ khô khan nhỉ, nhưng thực ra nó gần gũi và thiết thực lắm đó. Bạn cứ hình dung doanh nghiệp như một cái cây vậy, “thu” là rễ cây hút chất dinh dưỡng, còn “chi” là quá trình cây sử dụng và phát triển. Nếu quản lý thu chi không tốt, cây sẽ yếu ớt, thậm chí là… “chết yểu” đó!
Vì sao quản lý thu chi lại quan trọng đến vậy?
Mình biết nhiều bạn mới khởi nghiệp, hoặc đang tập trung vào phát triển sản phẩm, dịch vụ, đôi khi xao nhãng việc quản lý tiền bạc. Nhưng tin mình đi, đây là một sai lầm lớn đó. Quản lý thu chi hiệu quả sẽ giúp bạn:
- Biết rõ dòng tiền: Bạn sẽ luôn nắm được tiền vào ra như thế nào, tiền đang ở đâu, tránh tình trạng “rỗng túi” mà không hiểu lý do.
- Kiểm soát chi phí: Phát hiện và cắt giảm những khoản chi không cần thiết, tối ưu hóa lợi nhuận.
- Đưa ra quyết định sáng suốt: Dựa vào số liệu thu chi, bạn sẽ biết nên đầu tư vào đâu, cắt giảm cái gì, mở rộng hay thu hẹp quy mô…
- Lập kế hoạch tài chính: Có cơ sở để xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Thu hút đầu tư: Một doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng luôn tạo được niềm tin với nhà đầu tư.
Vậy, quản lý thu chi trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?
Đừng lo lắng, mình sẽ chia sẻ với bạn những cách đơn giản mà mình đã áp dụng và thấy hiệu quả nhé:
Ghi chép thu chi một cách chi tiết:
Nguyên tắc: “Có vào có ra”, bất kể là khoản thu hay chi nào, dù lớn hay nhỏ, đều phải được ghi lại.
Cách thực hiện:
Sổ sách: Nếu bạn mới bắt đầu và quy mô nhỏ, một cuốn sổ ghi chép đơn giản là đủ. Chia sổ thành hai cột “Thu” và “Chi”, ghi rõ ngày tháng, nội dung, số tiền.
Excel: Sử dụng bảng tính Excel sẽ giúp bạn dễ dàng tổng hợp, tính toán và tạo báo cáo đơn giản. Bạn có thể tạo các sheet riêng cho thu, chi, và tổng hợp.
Phần mềm quản lý thu chi: Khi quy mô lớn hơn, hoặc bạn muốn chuyên nghiệp hơn, hãy sử dụng phần mềm. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp với nhiều tính năng hữu ích (mình sẽ nói thêm ở phần sau nhé).
Ví dụ: “Hôm trước mình đi mua văn phòng phẩm hết 350.000 VNĐ, mình ghi ngay vào sổ chi, mục “Văn phòng phẩm”, ngày [Ngày tháng năm].”
Phân loại các khoản thu chi:
Nguyên tắc: Không chỉ ghi chép, mà còn cần phân loại để dễ dàng theo dõi và phân tích.
Cách thực hiện:
Khoản thu: Phân loại theo nguồn thu (bán hàng, dịch vụ, đầu tư…), theo sản phẩm/dịch vụ, theo khách hàng…
Khoản chi: Phân loại theo mục đích chi (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí marketing, chi phí quản lý…), theo bộ phận, theo dự án…
Ví dụ: “Khoản thu 10.000.000 VNĐ từ đơn hàng [Tên sản phẩm] cho khách hàng [Tên khách hàng] được phân loại vào “Thu bán hàng”, nguồn “Khách hàng lẻ”, sản phẩm “[Tên sản phẩm]”.”
Lập kế hoạch ngân sách (Budget):
Nguyên tắc: “Tiên liệu trước, hành động sau”. Lập ngân sách giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.
Cách thực hiện:
Ngân sách thu: Dựa trên doanh thu kỳ vọng, kế hoạch marketing, mùa vụ kinh doanh… để dự kiến các khoản thu.
Ngân sách chi: Liệt kê các khoản chi phí dự kiến (chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí dự phòng…) cho từng hoạt động, bộ phận.
So sánh và điều chỉnh: So sánh ngân sách với thực tế thu chi, tìm ra sự khác biệt và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Ví dụ: “Đầu năm mình lập ngân sách marketing dự kiến 50.000.000 VNĐ cho cả năm. Đến giữa năm, mình thấy chi phí thực tế đang vượt ngân sách, mình sẽ xem xét lại các hoạt động marketing nào chưa hiệu quả để cắt giảm.”
Theo dõi và phân tích báo cáo thu chi:
Nguyên tắc: “Số liệu biết nói”. Báo cáo thu chi là “tấm gương” phản ánh tình hình tài chính doanh nghiệp.
Cách thực hiện:
Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo thu chi hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Phân tích: Xem xét các chỉ số quan trọng như tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, tỷ suất lợi nhuận…
Tìm ra vấn đề: Phát hiện các khoản chi phí bất thường, các nguồn thu chưa hiệu quả, các vấn đề về dòng tiền…
Ví dụ: “Nhìn vào báo cáo thu chi tháng vừa rồi, mình thấy chi phí nguyên vật liệu tăng cao bất thường. Mình sẽ kiểm tra lại quy trình mua hàng và nhà cung cấp để tìm ra nguyên nhân.”
Sử dụng công cụ hỗ trợ (Phần mềm quản lý thu chi):
Nguyên tắc: “Công nghệ giúp sức”. Phần mềm sẽ giúp bạn tự động hóa nhiều công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Các tính năng hữu ích:
Ghi chép thu chi tự động
Phân loại thu chi thông minh
Lập ngân sách dễ dàng
Báo cáo đa dạng và trực quan
Kết nối ngân hàng, ví điện tử
Quản lý công nợ
…
Một số phần mềm gợi ý: [Bạn có thể tìm kiếm trên Google với từ khóa “phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp” để tham khảo thêm nhé. Có rất nhiều lựa chọn phù hợp với từng quy mô và nhu cầu khác nhau đó.]
Lời nhắn nhủ
Quản lý thu chi không phải là một việc quá khó khăn, nhưng đòi hỏi sự kiên trì và tỉ mỉ. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất, như ghi chép thu chi hàng ngày, rồi dần dần áp dụng các phương pháp quản lý chuyên nghiệp hơn. Mình tin rằng, với sự nỗ lực và những công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tốt “túi tiền” của doanh nghiệp mình, và đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững. Chúc bạn thành công!
